Theo dõi và quản lý tài liệu bằng công nghệ RFID

Trong nhiều năm, mục đích chính của RFID là theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Nhưng với sự phổ biến ngày càng tăng và nhu cầu về công nghệ RFID, nó đã được điều chỉnh cho các mục đích sử dụng khác. Một trong những cách sử dụng như được phát triển là  theo dõi tài liệu trong môi trường văn phòng hoặc nhà kho.

Loại thẻ RFID nào được đề xuất để theo dõi tài liệu?

Loại thẻ RFID để sử dụng tùy thuộc vào ứng dụng của bạn, nói chung, có bốn loại RFID: UHF ( Ultra High Frequency ), ISO15693, ISO14443A và B. Ngoài ra còn có các loại khác nhưng không thường được sử dụng để theo dõi hồ sơ, tài liệu.

Bạn nên sử dụng thẻ RFID UHF để theo dõi tài liệu của mình vì thẻ có phạm vi đọc xa khoảng 10m, quá đủ để theo dõi các tệp thông qua nhà kho hoặc tòa nhà văn phòng.

Quản lý và theo dõi tài liệu bằng RFID hoạt động như thế nào?

Thẻ RFID được gắn vào các hồ sơ và tài liệu, sau đó được đặt trên giá. Một đầu đọc RFID được lắp đặt gần mỗi giá để khi một thẻ đi ngang qua nó, nó sẽ lấy dữ liệu từ thẻ và báo cáo lại cho máy chủ hoặc cơ sở dữ liệu.

Đầu đọc có thể là thiết bị cầm tay hoặc cố định trên tường để quét nhanh nhiều mục cùng một lúc. Cũng có loại đầu đọc chạy bằng pin nên có thể sử dụng ở những nơi không có nguồn điện (ví dụ như ở trại cứu trợ động đất).

Có thể tìm thấy một tài liệu được gắn thẻ RFID trong phạm vi nào?

Phạm vi mà bạn có thể tìm thấy một tài liệu được gắn thẻ RFID cụ thể sẽ tùy thuộc vào loại thẻ được sử dụng và trình đọc. Hầu hết các thẻ có phạm vi đọc lên đến 10 mét, nhưng nhiều hệ thống cung cấp phạm vi dài hơn nếu cần theo dõi các tài liệu đang được di chuyển trên một khoảng cách lớn và có thể bạn cũng sẽ muốn phạm vi đọc ngắn hơn với khi tài liệu của bạn ở gần hoặc không di chuyển quá nhiều. Như vậy không có câu trả lời chính xác về khoảng cách giữa đầu đọc RFID và tài liệu – tất cả phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của bạn.

Như với tất cả các hệ thống RFID, phạm vi đọc dài hơn có chi phí cao hơn; tuy nhiên, một số hệ thống cung cấp các tùy chọn định giá linh hoạt để có thể chọn cách thiết lập phù hợp với nhu cầu của mình mà không phải chi quá nhiều tiền.

Các thiết bị cần có của hệ thống RFID để quản lý tài liệu

Để tạo một hệ thống quản lý tài liệu RFID đầy đủ chức năng,  cần có các thiết bị như sau:

• Đầu đọc RFID: Đây là thiết bị đọc các thẻ và gửi dữ liệu đến máy tính hoặc máy tính xách tay.
• Thẻ RFID:  Thẻ chứa thông tin như số tài liệu và tiêu đề của tài liệu được đề cập.
• Ăng ten RFID:  Ăng ten giúp đầu đọc có thể phát hiện và đọc thẻ RFID ngay cả khi nó không nằm trong tầm nhìn trực tiếp với chính đầu đọc, miễn là chúng nằm trong phạm vi của nhau—thường là khoảng 10m
• PC hoặc Laptop: chạy phần mềm có thể xử lý việc đọc dữ liệu từ tất cả các thẻ vào một tệp cơ sở dữ liệu trên ổ cứng máy tính của bạn để bạn có thể truy cập sau bằng cách sử dụng các ứng dụng Microsoft Office như Word hoặc Excel.

Lợi ích chính của việc quản lý tài liệu RFID là sự tiện lợi và hiệu quả, có thể tìm thấy tài liệu bất cứ lúc nào, ngay cả khi chúng không ở vị trí được chỉ định (chẳng hạn như trên giá). Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ không cần thêm bất kỳ thiết bị nào cho hệ thống này – chỉ cần tối thiểu một đầu đọc RFID và các thẻ được gắn vào mỗi thư mục hoặc hộp tài liệu cần được theo dõi là có thể thực hiện việc quản lý tài liệu một cách đơn giản nhất.

Asiafrid

Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Thẻ Quốc Tế chuyên cung cấp các giải pháp RFID, các loại thiết bị, phụ kiện kiểm kho quét mã vạch và các thiết bị chấm công kiểm soát ra vào, hỗ trợ cho công việc của quý doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm các chi phí liên quan. Quý khách hãy liên hệ ngay với Ctec để được tư vấn một cách toàn diện nhất cho nhu cầu của quý doanh nghiệp.

• Hotline/Zalo: 0356.880.728